Il progetto pilota che non finisce mai

Cosa rende un progetto pilota un progetto pilota

Un progetto pilota è una prova con una fine dichiarata. Se manca la fine non è una prova, è un acquisto fatto a rate senza averlo dichiarato. È la differenza che separa i piloti che producono una decisione da quelli che si trovano ancora accesi tre anni dopo.

Capita spesso di trovare, dentro un'azienda, un sistema in prova da più di un anno. Funziona, lo usano in pochi, nessuno lo ha mai né adottato né spento. Il motivo non è la qualità del sistema: è che nessuno aveva deciso, prima di partire, cosa avrebbe reso quel pilota un successo. Senza quel criterio non esiste il momento in cui si dice ha funzionato oppure non ha funzionato, quindi non arriva mai il momento della decisione.

Le tre righe da scrivere prima di partire

Tre righe scritte prima di cominciare risolvono quasi tutto. Vanno scritte insieme a chi paga e a chi userà il sistema, e vanno messe dove qualcuno le ritroverà.

1. Cosa misuriamo, in una frase. Una metrica sola, riferita al lavoro vero. "Minuti per preparare un preventivo" va bene. "Efficienza" no.
2. La soglia sopra la quale si adotta e sotto la quale si spegne. Un numero, deciso prima di conoscere il risultato.
3. La data in cui si guarda il risultato e si decide. Un giorno del calendario, con un nome accanto.

La terza è la più importante e la più disattesa. È anche l'unica che non richiede competenze tecniche per essere scritta, il che spiega perché salta: non ha un proprietario naturale.

Perché il criterio di successo va scritto prima

Scritto dopo, il criterio si adatta al risultato. È un fenomeno noto e non ha niente a che vedere con la disonestà delle persone: chi ha lavorato sei mesi su una cosa trova sempre un modo per leggere i numeri in modo favorevole, e chi era contrario dall'inizio trova sempre il modo opposto. La discussione diventa interpretativa e finisce come finiscono le discussioni interpretative in azienda: non finisce.

Scritto prima, il criterio è una promessa fatta da entrambe le parti quando nessuna delle due sapeva come sarebbe andata. Il giorno della verifica non c'è niente da negoziare, e questo è il suo valore principale.

Come si sceglie la soglia senza inventarla

La soglia non si prende da un benchmark di settore. Si ricava dal costo di fare la cosa oggi, che l'azienda conosce anche quando pensa di non conoscerlo.

• Partite dalla misura attuale. Quanto tempo, quanti errori, quante volte al mese. Se non lo sapete, misurarlo per due settimane è il primo pezzo del pilota, non un ritardo.
• Decidete quale miglioramento giustifica il costo totale. Non solo il costo del progetto: anche la manutenzione, la formazione e il tempo delle persone che dovranno cambiare abitudini.
• Scrivete la soglia in unità di lavoro, non in percentuali. "Da quaranta a venticinque minuti a pratica" si verifica. "Meno trenta per cento" apre una discussione su cosa fosse il cento.
• Fissate anche la soglia di sotto. Il valore sotto il quale si spegne senza rimpianti. È la riga che protegge il budget dell'anno dopo.

Cosa fare il giorno della decisione

Il giorno fissato si guardano i numeri e si sceglie fra tre esiti, non due.

• Si adotta. Il sistema esce dalla prova, prende un proprietario, entra nel budget ordinario e riceve una manutenzione dichiarata.
• Si spegne. Si smonta, si scrive mezza pagina su cosa si è imparato e si liberano le persone. Spegnere un pilota che non ha raggiunto la soglia non è un fallimento del progetto: è il progetto che ha fatto il suo lavoro.
• Si proroga una volta sola, con una nuova data e un motivo scritto. La proroga senza motivo scritto è il modo in cui i piloti diventano eterni.

Il terzo esito è quello che va usato con parsimonia. Una proroga capita. La seconda proroga significa che la soglia era sbagliata, e allora il problema da discutere è la soglia, non il sistema.

Domande frequenti

• Quanto deve durare un progetto pilota di AI? Il tempo necessario a raccogliere abbastanza casi reali da rendere il numero credibile, e non un giorno di più. Per un processo che si ripete ogni giorno possono bastare poche settimane. Per uno che si ripete due volte al mese serve più tempo, ed è una ragione in più per sceglierne un altro.
• Chi deve decidere alla fine del pilota? Una persona sola, indicata per nome all'inizio. Le decisioni collegiali sui piloti tendono a diventare rinvii collegiali.
• Cosa misuriamo se il beneficio atteso è la qualità e non il tempo? Si misura comunque, con un campione: si prendono cinquanta casi, si fanno valutare da chi conosce il lavoro senza dirgli quale è stato prodotto come, e si contano gli esiti. Non è perfetto ed è molto meglio di una sensazione.
• Un pilota può diventare un prodotto senza rifare il lavoro? Raramente. Un pilota è costruito per rispondere a una domanda, un sistema in produzione per reggere errori, volumi e turnover. Metterlo in conto prima evita la sorpresa del secondo preventivo.

La posizione di Drimz AI

In Drimz AI, creative tech company italiana con sede a Genova, le tre righe stanno nel preventivo e non in una slide di apertura. È scomodo per noi: significa scrivere nero su bianco il numero sotto il quale il cliente ci dirà di spegnere quello che abbiamo costruito. È anche l'unico modo per cui, se il numero si raggiunge, nessuno debba discutere se il progetto è servito.

Scriviamo le tre righe insieme→