Buona parte delle prime chiamate comincia nella stessa forma: vorremmo capire come usare l'intelligenza artificiale in azienda. È una richiesta di tecnologia. Nella grande maggioranza dei casi, sotto, c'è un problema di organizzazione che nessuno ha ancora messo per iscritto.
La domanda che facciamo, dopo qualche minuto, è sempre la stessa: cosa è successo, di preciso, che vi ha fatto pensare di chiamarci adesso? Le risposte quasi mai sono tecnologiche, e si assomigliano molto. Da quella risposta dipende se il progetto ha senso, che forma prende e, in diversi casi, se conviene farlo.
La domanda che viene prima di ogni progetto AI
Non chiediamo cosa vorreste automatizzare. Chiediamo cosa è cambiato. È una differenza che sembra retorica e non lo è: la prima domanda raccoglie desideri, la seconda raccoglie fatti. Un desiderio si può soddisfare in dieci modi diversi e nessuno è verificabile. Un fatto ha una data, un nome e una conseguenza misurabile.
Chi risponde "abbiamo perso due settimane a fare i preventivi il mese scorso" sta descrivendo un problema. Chi risponde "vogliamo essere innovativi" sta descrivendo una posizione. Le due cose portano a preventivi diversi, e solo la prima produce un sistema che qualcuno userà.
Le quattro cause che si ripetono
Nelle chiamate di scoperta le risposte si riducono quasi sempre a quattro.
- Se n'è andata la persona che sapeva fare una certa cosa. La competenza era in una testa sola, quella testa è uscita e adesso il lavoro rallenta o si ferma.
- Un cliente importante ha chiesto tempi che non riusciamo a rispettare. Il volume è cresciuto, il modo di lavorare no.
- Un concorrente ha detto in fiera che loro lo fanno. Nessun problema operativo, un problema di percezione.
- Il consiglio di amministrazione ha chiesto cosa stiamo facendo sull'AI e non sapevamo cosa rispondere. Nessun problema operativo, un problema di comunicazione interna.
Sono quattro situazioni diverse, con costi diversi e soluzioni diverse. Il guaio è che arrivano tutte e quattro con la stessa frase in apertura.
Perché solo due delle quattro diventano un progetto
Il primo e il secondo caso descrivono un vincolo reale: un lavoro che oggi non si riesce a fare, o non si riesce a fare abbastanza in fretta. Sono i due casi in cui esiste qualcosa da misurare prima e dopo, quindi esiste anche il modo di dire se il progetto è servito.
Il terzo è una questione di posizionamento. Se un concorrente comunica meglio, la risposta è comunicare meglio, non costruire un sistema. Un progetto tecnologico costruito per rispondere a una frase detta in fiera costa come un progetto vero e non risolve niente, perché il problema stava in un altro reparto.
Il quarto è una questione di comunicazione interna, e si risolve con una pagina scritta bene. Serve una posizione aziendale sull'AI: cosa state guardando, cosa avete deciso di non fare adesso, con che criterio riguarderete la decisione. Sono due ore di lavoro, non sei mesi.
Cosa fare quando la richiesta arriva dall'alto
La richiesta che nasce da una domanda del consiglio di amministrazione non è illegittima: è solo mal indirizzata. Chi si trova a doverla gestire ha tre mosse a disposizione, in quest'ordine.
- Scrivere la posizione. Una pagina che dice dove l'azienda sta guardando, con quali criteri, e quando la rivedrà. Risponde alla domanda per intero.
- Fare l'inventario dei vincoli veri. Dove il lavoro si ferma davvero oggi, chiedendolo a chi lo fa e non a chi lo racconta.
- Solo dopo, scegliere un caso. Uno, piccolo, con una soglia e una data.
Saltare i primi due passi produce un progetto che parte in fretta e muore lentamente.
Come si riconosce una richiesta che reggerà
Ci sono tre segnali che una richiesta è matura, e si vedono nella prima chiamata.
- C'è un nome. Qualcuno dentro l'azienda fa quel lavoro oggi, e lo si può chiamare per chiedergli come lo fa.
- C'è un numero, anche approssimativo. Quante volte al mese succede, quanto tempo porta via, quanti errori genera.
- C'è una conseguenza se non si fa niente. Un cliente che se ne va, una scadenza che salta, un costo che cresce.
Se mancano tutti e tre, la richiesta non è pronta. Non vuol dire che sia sbagliata: vuol dire che il lavoro da fare per primo è capire il processo, non scegliere una tecnologia.
Domande frequenti
- Come capiamo se il nostro caso è adatto all'AI? Guardando se il lavoro è ripetitivo, se produce ogni volta un risultato della stessa forma e se qualcuno può controllarne l'esito. Se una delle tre condizioni manca, il problema è il processo.
- Da dove si comincia se il processo non è scritto da nessuna parte? Si scrive. Un pomeriggio con le persone che lo eseguono, cosa entra, cosa esce, chi decide, cosa succede quando qualcosa va storto. È il documento che rende possibile qualsiasi preventivo serio, incluso quello di non fare niente.
- Quanto dura questa fase prima di poter valutare un progetto? Per una piccola o media impresa italiana, nella nostra esperienza, si parla di giorni, non di mesi. Se un fornitore propone un'analisi lunga prima di aver visto il lavoro vero, sta vendendo la fase, non la soluzione.
La posizione di Drimz AI
Drimz AI è una creative tech company italiana con sede a Genova, e questa domanda la facciamo prima di ogni preventivo, anche quando il cliente ha già deciso cosa vuole comprare. Non è una tecnica di vendita. È che un progetto costruito sopra la causa sbagliata costa uguale, dura di più e finisce in un cassetto, e a quel punto il danno non è il budget: è che l'azienda smette di provarci.
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